مشکلات مدیریت ساختمان

چالش ها و مشکلات مدیریت ساختمان :خرابی آسانسور

فرض کنید می خواهید به محل کار خود بروید و حسابی دیرتان شده است. دکمه ی آسانسور را ‌فشار می‌دهید و منتظر می‌مانید. اما آسانس

ور کار نمی‌کند و ظاهرا خراب است. از پله‌ها استفاده می‌کنید و از خانه خارج می‌شوید. هنگام برگشت از محل کار مجددا می‌بینید که آسانسور هم‌چنان خراب است و شما این ناهماهنگی را ناشی از بازدهی نامطلوب مدیر ساختمان می‌دانید.

تاسیسات ساختمانی و مشکلات مربوط به آن

این کاملا طبیعی است که به مرور زمان، بعضی تاسیسات ساختمان مانند موتورخانه، سیستم لوله‌کشی و حتی برق دچار خرابی شود؛ بنابراین مدیر ساختمان باید همیشه آماده مواجه شدن با این مشکلات باشد. در همین زمینه، یکی از چالش‌های بزرگ مدیران ساختمان، مدیریت هزینه‌های مشترک تعمیرات است. جمع‌آوری شارژ ماهیانه از همه ساکنین، برآورد هزینه‌های نگهداری از تجهیزات موتورخانه و تاسیسات و همچنین توزیع عادلانه این هزینه‌ها بین ساکنین، نیازمند دقت و مهارت بالایی است. عدم پرداخت به موقع شارژ توسط برخی ساکنین، می‌تواند به ایجاد مشکلات مالی برای ساختمان و نارضایتی ساکنین منجر شود.

هزینه تعمیرات

حال فرض کنید که مدیر ساختمان در جریان خرابی آسانسور قرار دارد و برای تعمیر آن باید اقدامات لازم را انجام دهد. وی باید هزینه‌ی تعمیر را برآورد کند و آن را به اطلاع سایرین برساند. اما مرحله‌ی دشوار کار همین جاست. یکی دیگر از چالش‌های مدیر ساختمان در آپارتمان های کوچک برخورد با افرادی است که مبلغ مربوط به خود را پرداخت نمی‌کنند یا در پرداخت تاخیر می‌کنند.

این امر موجب نارضایتی سایر ساکنین می‌شود و در نهایت عملکرد مدیر ساختمان نیز زیر سوال خواهد رفت. در تمامی مواردی که باید هزینه‌ای برای تعمیر ساختمان پرداخته شود، مشارکت تمامی اعضا الزامی است،‌ چرا که هر ساختمان علاوه بر قسمت‌های شخصی، از بخش‌های عمومی نیز بهره می‌برد و مادامی‌که افراد در آن محل سکونت دارند باید هزینه‌های تقسیم شده را بپردازند.

گرفتن مبلغ شارژ از ساکنین

 درست نیست که به دلیل تعلل برخی از ساکنین که مبلغ شارژ یا قبوض خود را پرداخت نکرده‌اند باقی افراد نیز متضرر شوند. شما به عنوان یکی از ساکنان وقت‌شناس که همیشه سر موعد این مبالغ را پرداخت کرده‌اید، حق دارید که هر گونه مشکل را از چشم مدیر ساختمان ببینید. این امر یکی از چالش‌های مدیر ساختمان محسوب می‌شود.

مدیر ساختمان باید با افراد خاطی و یا بدهکار به گونه‌ای برخورد کند تا سایرین دچار مشکل نشوند. او در ابتدا به شکلی دوستانه باید این مسئله را با افراد بدهکار در میان بگذارد و در صورتی که پس از چند مرتبه تذکر نتیجه‌ای نگیرد، ناچار است تا خدمات آنان را قطع کند تا جلوی متضرر شدن سایر اهالی را بگیرد. اپلیکیشن‌های هوشمند مدیریت ساختمان در این‌گونه موارد بسیار کارآمد و مفید هستند.

حل و فصل اختلافات بین ساکنین

زندگی در آپارتمان به معنای زندگی در کنار افرادی با فرهنگ‌ها و سبک زندگی‌های متفاوت است. اختلاف نظرها و درگیری‌های بین ساکنین، یکی دیگر از چالش‌های جدی مدیران ساختمان است. سروصدای بیش از حد، رعایت نکردن نظافت عمومی، پارک خودرو در مکان‌های ممنوع و… از جمله مشکلاتی هستند که ممکن است آرامش ساکنین را بر هم بزنند. مدیر ساختمان باید بتواند با مهارت و تعامل اجتماعی بالا، این اختلاف‌نظرها را برطرف کرده و به جمع‌بندی مناسبی برساند.

مطابق با ماده 1 قانون مدنی، تمام اعضا و ساکنین یک آپارتمان مسکونی می‌توانند با هم به توافق برسند و یک اساسنامه تشکیل دهند. بر اساس این اساسنامه، ساکنین می‌توانند دایره اختیارات مدیریت ساختمان از جمله حل و فصل مشکلات و اختلافات بین همسایگان را تعریف کنند؛ بنابراین حل و فصل اختلاف بین همسایگان، یکی از اختیارات قانونی مدیر ساختمان است.

اطلاع رسانی ساکنین

اگر تصمیمی اتخاذ شده و شما از آن بی خبر هستید طبیعتا مقصر نیستید. این امر از  وظایف مدیر ساختمان است که با نصب اعلامیه‌ها و اطلاعیه‌های لازم شما را در جریان وقایع بگذارد. استفاده از اپلیکیشن‌های هوشمند مدیریت ساختمان، اطلاع‌رسانی را آسان‌تر می‌کند و دغدغه‌ی مدیران را در این میان کم می‌کند.

نظارت بر عملکرد سرایدار

رعایت نظافت ساختمان بر عهده‌ی سرایدار است اما نظارت بر عملکرد سرایدار از جمله وظایف مدیر ساختمان است. اگر راه‌پله‌های کثیف ساختمان شما را به ستوه آورده است باید این امر را به اطلاع مدیر ساختمان برسانید تا او فکری در این باره کند. از آن سو اگر سرایدار ساختمان با دل‌سوزی وظایف خود را انجام می‌دهد، قطعا از سوی مدیر ساختمان با تشویق مواجه خواهد شد.

به طور کلی، بهتر است مدیر ساختمان با وظایف سرایدار کاملا آشنا باشد؛ از جمله این وظایف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. نگهبانی و مراقبت 24 ساعته از ساختمان (شامل روزهای تعطیل)
2. حفظ امنیت ساختمان
3. مراقبت از فضای سبز و باغچه‌های حیاط یا بخش پارکینگ
4. نگهداری از تجهیزات و تاسیسات ساختمان مانند آسانسور، نورپردازی، موتورخانه و …
5. نظافت راه پله‌ها و تمیز کردن دیوارهای داخل آپارتمان و راه پله‌ها
6. چک کردن پشت بام و وظعیت کولرها، ایزوگام، عایق‌بندی و موارد مشابه برای جلوگیری از نم‌زدگی
7. سایر کارها مانند روغن‌کاری درب‌های اصلی ساختمان، عوض کردن لامپ‌های سوخته و …

برقراری ارتباط موثر با ساکنین

اگر مدیر ساختمان شما فردی است که تعامل با او آسان است و کاملا شرایط را درک می‌کند بدانید که از نعمت خوبی برخوردار هستید. شاید بتوان از این نکته به عنوان یکی دیگر از وظایف مدیر ساختمان یاد کرد. نباید فراموش کنیم که مدیری موفق خواهد بود که روابط خوبی با ساکنین داشته باشد و اهالی ساختمان بتوانند به او اعتماد کنند و خیال‌شان از بابت امنیت و آسایش خود راحت باشد.

قطع خدمات برای مالکان بدهکار

مشکلات مدیریت ساختمان – اگر ساکنان آپارتمان، هزینه‌ای که باید بپردازند را پرداخت نکنند، مدیر ساختمان باید اخطارها و ابلاغیه‌های لازم را به این افراد اعلام کند و به آن‌ها اخطارهای لازم را بدهد. در صورتی که به این هشدارها توجه نکردند، قانون این حق را به مدیر ساختمان می‌دهد که به نظر و تصمیم خود، خدمات مشترک مانند آب گرم، شوفاژ یا برق واحدهای موردنظر را قطع کند.

البته دقت کنید که مدیر ساختمان نمی‌تواند بدون اخطار قبلی این کار را انجام دهد. اگر باز هم ساکنین موردنظر، بدهی خود را پرداخت نکردند، مدیر ساختمان می‌تواند از دادگاه بخواهد تا اموالی از آن‌ها را بفروشد و از پول آن، بدهی را تامین کند.

گواهی تسویه حساب برای نقل و انتقال ملک

یکی از وظایف مدیر ساختمان این است که به ساکنین ساختمان برای پرداخت هزینه‌های شارژ و سایر هزینه‌ها یک رسید یا گواهی پرداخت هزینه بدهد. این رسید، نوعی گواهی تسویه است و با کمک آن، مشخص می‌شود که شما یا مالک قبلی واحد مسکونی، هیچ بدهی خاصی ندارید. شما نیز زمانی که می‌خواهید ملکی را بخرید یا بفروشید، بهتر است گواهی تسویه واحد موردنظر را از مدیر ساختمان مربوطه بگیرید.

بهترین روش‌های مدیریت ساختمان

در این متن، به بررسی روش‌های مؤثر در مدیریت ساختمان پرداخته‌ایم. آیا راهی وجود دارد که بتوان از چالش‌های متعدد مدیریت ساختمان رهایی یافت؟ یا دست‌کم روشی وجود دارد که انجام وظایف مدیریت ساختمان را تسهیل و بهبود بخشد؟

در پاسخ به این پرسش، می‌توان به روش‌های مختلفی اشاره کرد که در مدیریت ساختمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادامه، به سه راهکار اصلی خواهیم پرداخت.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ساختمان

امروزه، در ساختمان‌های جدید، مجتمع‌ها یا شهرک‌های مسکونی، به‌کارگیری نرم‌افزارهای مدیریت ساختمان به یک روش متداول تبدیل شده است. این نرم‌افزارها، که تحت عنوان مدیریت تسهیلات رایانه‌ای شناخته می‌شوند، قادر به محاسبه میزان مصرف انرژی، داده‌های مرتبط با تجهیزات تاسیساتی و هزینه‌های جاری هستند. این ابزارها به طور قابل توجهی در نظم‌دهی واحدهای مسکونی و مدیریت هزینه‌ها مؤثر واقع می‌شوند.

ساکنین با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانند در هر زمان و مکانی به اطلاعات مربوط به هزینه‌ها و امکانات رفاهی نظیر استخر، جکوزی، تالار و سالن اجتماعات دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز، آن‌ها را رزرو کنند. همچنین، قابلیت پرداخت سریع هزینه‌ها و دریافت رسید با جزئیات کامل، از دیگر مزایای این روش است.

اپلیکیشن بـرســام
مدیریت «هوشمند-آسان» شارژ ساختمان برای دانلود نسخه اندروید و ios کلیک کنید.

مدیریت شراکتی (انتخاب چند مدیر)

در برخی موارد، به‌ویژه در ساختمان‌های بزرگ که با چالش‌های جدی در مدیریت مواجه‌اند، انتخاب دو یا چند مدیر می‌تواند مؤثر باشد. در این حالت، تعداد مدیران باید توسط ساکنین مشخص شود و به‌منظور جلوگیری از مشکلات احتمالی در رای‌گیری، همواره باید افراد مشخص و معین باشند. این کار نه تنها به بهبود فرآیند مدیریت کمک می‌کند، بلکه به کاهش تنش‌های احتمالی ناشی از اختلاف نظرها نیز می‌انجامد.

برنامه‌ریزی دقیق و تدوین قوانین ساختمان

تدوین قوانین و اساس‌نامه‌های مشخص و دقیق یکی دیگر از مؤلفه‌های حیاتی در مدیریت ساختمان به شمار می‌رود. وجود این قوانین کمک می‌کند تا هر فرد در ساختمان وظایف خود را به وضوح بشناسد. به‌منظور ایجاد محیطی آرام و سالم، لازم است که قوانین و مقرراتی منظم و کارآمد وضع شود. با این حال، تدوین قوانین باید بر اساس بررسی دقیق نیازها و مشکلات ساکنین صورت گیرد.

تصور کنید مدیری بخواهد بدون در نظر گرفتن دغدغه‌های ساکنین، قوانین جدیدی وضع کند. چنین رویکردی نه تنها مشکلات را حل نخواهد کرد بلکه می‌تواند به نارضایتی و تنش‌های بیشتر منجر شود. لذا، ارتباط مستمر با ساکنین و توجه به نظرات آن‌ها در فرآیند مدیریت بسیار حائز اهمیت است.